Impression et documentation : les services YBQS

Comment fonctionne un audit documentaire ?

En général, l’audit documentaire se structure en 3 grandes étapes :

Audit de la base documentaire de l’entreprise

Il s’agit d’abord de faire le point sur le fonds documentaire existant dans votre organisation : quels types de documents, quels volumes, quelle criticité, quelle localisation, quelle durée de conservation…

Analyse des usages et des pratiques métiers

Dans l’audit documentaire, il s’agit également d’effectuer un diagnostic précis des usages et besoins selon les différentes typologies d’utilisateurs et les grandes fonctions de l’entreprise. Il est donc important de prendre en compte les process et la pratique des utilisateurs et également leurs besoins d’évolutions, grâce à des questionnaires détaillés ou des entretiens.

Compréhension des besoins de sécurité et d’accessibilité à l’information

Enfin, il est fondamental de comprendre quel est de niveau de sécurité et d’accessibilité propre à chaque typologie de document. Cela va permettre de déterminer des niveaux d’accéder et des politiques de sauvegarde et stockage.

Les enjeux de l’audit documentaire

Cet audit de gestion documentaire va donc permettre aux experts YBQS de construire le système de GED cible, en agissant sur les points suivants :

• Principaux flux de circulation des documents
• Authentification et droits des utilisateurs
• Centralisation et unicité des ressources
• Besoins en termes de numérisation
• Besoins en termes de recherche
• Questions de sécurité…

Votre audit documentaire réussi avec l’expertise YBQS

Véritable cahier des charges de votre future gestion électronique des documents, l’audit documentaire YBQS va vous permettre de gagner du temps, de préparer le cadrage de la GED, de fixer les fonctionnalités clés et de poser la question de la sécurité, dont on sait que c’est un enjeu critique.

Ce travail de diagnostic documentaire va également permettre de déterminer ce qui doit être repris, ce qui doit être numérisé, ce qui doit être détruit ou archivé…

Nos experts connaissent bien vos métiers et se posent toujours la question de la facilité d’utilisation et des bénéfices individuels et collectifs, qui seront la clé du succès pour une utilisation fluide et performante de la GED.