Solutions dématérialisées YBQS

La gestion électronique de documents (GED) une place incontournable dans les entreprises.

Dans un monde de plus en plus connecté, mobile et dématérialisé, la gestion électronique de documents (GED) occupe désormais une place incontournable dans les entreprises et administrations. C’est d’ailleurs souvent le premier levier de transformation digitale.

YBQS mobilise son expertise pour accompagner votre société dans la mise en place de ses projets de GED : analyse des besoins, mise en place des solutions logicielles, numérisation des documents, paramétrage et automatisation des process (workflows) qui vous conviennent. Avec des investissements très limités.

Notre mot d’ordre : oubliez la technologie, on s’en occupe…

YBQS mobilise son expertise pour accompagner votre société dans la mise en place de ses projets de GED : analyse des besoins, mise en place des solutions logicielles, numérisation des documents, paramétrage et automatisation des process (workflows) qui vous conviennent. Avec des investissements très limités.

La GED répond à 4 enjeux majeurs pour les entreprises, c’est ce qui la rend essentielle :

• La gestion électronique des documents est d’abord un impératif réglementaire de plus en plus fréquent pour assurer la traçabilité et l’intégrité des données.
• Par exemple, on peut penser au RGPD sur la sécurisation des données, à la loi Macron relative à l’archivage sécurisé avec valeur probatoire, à PES-V2 qui impose la dématérialisation des pièces comptables dans les administrations ou encore à la loi El Khomri (envoi sécurisé des bulletins de paie).
• La GED permet également de faciliter et sécuriser l’accès aux données. C’est d’autant plus important qu’un « employé de bureau consacré environ 30% de son temps de travail à recherche de l’information » (source : IDC, 2016). Les solutions de gestion électronique des documents que nous proposons permettent d’offrir une expérience personnalisée et adaptable aux différents processus métiers (comptabilité, ressources humaines, facturation, ventes…) ou sectoriels (banque, assurance, services, recrutement, industrie, BTP, secteur public…).
• La GED permet d’effectuer des gains de productivité : réduction des coûts de stockage, gain de temps dans la recherche et l’accès à l’information pertinente ou dans la signature de documents, réduction des frais postaux, réduction des risques d’erreur et renforcement de la qualité du travail.
• Ses solutions documentaires permettent enfin de réduire l’empreinte environnementale des entreprises : réduction drastique du recours au papier, aux transports…

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec YBQS

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec YBQS

YBQS vous aide à structurer votre politique de gestion électronique des documents, en vous apportant des solutions et du conseil à chaque étape :

1. Numérisation des documents papiers. Elle permet d’automatiser l’indexation et le classement des documents et d’effectuer des recherches par mots-clés. Les données sont historisées.
2. Centralisation et unicité des informations pour faciliter la gestion Le stockage et l’accès aux données sont sécurisés.
3. Collaboration plus facile grâce à des worflows sur-mesure qui vont fluidifier le travail et casser les éventuels « silos ». La fusion, le partage et le transfert des fichiers est facilité, même pour des fichiers lourds, même sur mobile.
4. Validation de la pertinence et la pérennité des données, pour faciliter leur traçabilité.
5. Archivage des informations dans le temps et optimisation du volume de données. Nos 3 datacenters sont basés en France et répondent aux meilleures normes de sécurité, chiffrement ou connexion SSL.

Gestion électronique des documents, les solutions YBQS

YBQS propose des solutions de GED clés-en-main pour faciliter la gestion électronique des documents en entreprise. Nos solutions sont conçues pour s’adapter à vos besoins, sans changer vos bonnes habitudes.

4 offres GED sur-mesure pour votre entreprise

Notre offre YBQS GED s’adapte à la taille de votre structure, grâce à un système d’abonnements. Elle s’articule autour de 4 packages :