Recyclage de toners et cartouches d’impression, les enjeux

Pour vos consommables d’impression usagés : toners d’imprimantes laser, cartouches d’imprimantes jet d’encre, cartouches de fax… YBQS vous aide à mettre en place une politique de recyclage.

Recycler les consommables vides, quels qu’ils soient, c’est agir contre la pollution, permettre de valoriser et réutiliser certains composants (plastiques, électroniques et chimiques) et limiter l’impact sur notre environnement.

C’est notamment pour cela que désormais le recyclage des cartouches est souvent un élément structurant dans les politiques RSE ou de protection de l’environnement des entreprises et administrations.

Recyclage de toners et cartouches : avec YBQS c’est facile

Pour votre entreprise, YBQS et son partenaire CONIBI organisent la collecte des consommables de manière simple et gratuite ! Vous n’aurez plus d’excuses pour ne pas recycler vos cartouches et toners d’imprimantes.

Dès la première collecte, la société CONIBI vous livre gratuitement des Ecobox, conteneurs adaptés, dans lesquels il vous suffit de déposer vos cartouches usagées au lieu de les jeter.

Un seul Ecobox pour stocker vos consommables usagés, quel que soit son type (cartouches laser, jet d’encre…) et quelle qu’en soit la marque : une gestion facilitée au quotidien pour les utilisateurs.

Vos cartouches et toners sont revalorisées et recyclées de manière efficace et propre, préservant ainsi les ressources naturelles.

Nous réalisons des collectes à la demande, dans les meilleurs délais et vous livrons le nombre d’Ecobox qui vous est nécessaire.

Recyclage des consommables et revalorisation des machines

Chez YBQS, nous sommes également soucieux du cycle de vie de nos produits d’impression. Nous avons donc mis en place un programme de gestion d’utilisation des machines d’impression.

En complément des équipements neufs, nous proposons également des machines reconditionnées par nos techniciens afin de leur donner une nouvelle vie, en toute confiance.

Quant aux machines qui ne pourront plus être utilisées, nous utilisons le maximum de pièces détachées avant de les faire recycler.

YBQS, engagé pour l’environnement et certifié ISO 140001

Engagé et soucieux de l’environnement, YBQS est certfiié ISO 14001 depuis 2019. L’engagement de notre groupe en faveur du développement durable fait partie de ses orientations stratégiques.

Nous mettons tout en œuvre pour proposer à nos clients des produits responsables et durables qui limitent leur impact sur l’environnement aussi bien dans leur fabrication que leur utilisation. En somme, nous vous guidons sur la mise en place et les ajustements de toutes les strates de votre politique d’impression.

L’audit du parc et de la politique d’impression, pour quoi faire ?

L’audit du parc et de la politique d’impression de votre organisation va permettre à YBQS d’identifier des leviers opérationnels pour construire une stratégie d’impression cohérente et évolutive avec vos pratiques et besoins.

Piloter votre politique d’impression et optimiser vos coûts

Grâce à l’audit du parc et de la politique d’impression, YBQS vous permet d’agir concrètement pour piloter votre politique d’impression de manière opérationnelle, avec des données concrètes liées à l’usage et aux dépenses : reporting, suivi des coûts, quotas… et un contrôle précis des éventuels dysfonctionnements et pistes d’amélioration.

Ce qu’il faut savoir sur les scanners professionnels

La numérisation consiste au passage d’un document papier à un document numérique. En fonction des problématiques documentaires, plusieurs questions peuvent orienter le choix du ou des scanners professionnels adaptés aux besoins de votre organisation :

Scanners pour votre entreprise : du software aux besoins métiers

En fonction des problématiques de numérisation propres à votre organisation, trois paramètres sont à prendre en compte :

• Le choix du scanner professionnel lui-même, nous l’avons vu
• Le choix des environnements logiciels dans lesquels vos scanners peuvent fonctionner : gestionnaires d’impression et de numérisation, application de gestion électronique des documents…
• Applications métiers : le tandem scanner + environnement logiciel peut être utilisé comme support à des problématiques spécifiques. Par exemple, la numérisation de plans hors formats, la demande et le choix de matériel et paramétrage adaptés. Les experts YBQS pourront vous conseiller selon vos processus métiers : ressources humaines, stockage de pièces juridiques, administrations, numérisation industrielle, etc.

La gamme de scanners professionnels YBQS

Nos gammes de scanners professionnels sont adaptées à vos besoins, des formats standards aux formats rares, de la numérisation ponctuelle à la plus industrielle, de la TPE à la grande administration :

Comment fonctionne un audit documentaire ?

En général, l’audit documentaire se structure en 3 grandes étapes :

Audit de la base documentaire de l’entreprise

Il s’agit d’abord de faire le point sur le fonds documentaire existant dans votre organisation : quels types de documents, quels volumes, quelle criticité, quelle localisation, quelle durée de conservation…

Analyse des usages et des pratiques métiers

Dans l’audit documentaire, il s’agit également d’effectuer un diagnostic précis des usages et besoins selon les différentes typologies d’utilisateurs et les grandes fonctions de l’entreprise. Il est donc important de prendre en compte les process et la pratique des utilisateurs et également leurs besoins d’évolutions, grâce à des questionnaires détaillés ou des entretiens.

Compréhension des besoins de sécurité et d’accessibilité à l’information

Enfin, il est fondamental de comprendre quel est de niveau de sécurité et d’accessibilité propre à chaque typologie de document. Cela va permettre de déterminer des niveaux d’accéder et des politiques de sauvegarde et stockage.

Les enjeux de l’audit documentaire

Cet audit de gestion documentaire va donc permettre aux experts YBQS de construire le système de GED cible, en agissant sur les points suivants :

• Principaux flux de circulation des documents
• Authentification et droits des utilisateurs
• Centralisation et unicité des ressources
• Besoins en termes de numérisation
• Besoins en termes de recherche
• Questions de sécurité…

Votre audit documentaire réussi avec l’expertise YBQS

Véritable cahier des charges de votre future gestion électronique des documents, l’audit documentaire YBQS va vous permettre de gagner du temps, de préparer le cadrage de la GED, de fixer les fonctionnalités clés et de poser la question de la sécurité, dont on sait que c’est un enjeu critique.

Ce travail de diagnostic documentaire va également permettre de déterminer ce qui doit être repris, ce qui doit être numérisé, ce qui doit être détruit ou archivé…

Nos experts connaissent bien vos métiers et se posent toujours la question de la facilité d’utilisation et des bénéfices individuels et collectifs, qui seront la clé du succès pour une utilisation fluide et performante de la GED.

Découvrez notre offre de dématérialisation de courrier en vidéo

Gestion administrative des courriers : un traitement hybride avec YBQS

La procédure « classique » de traitement du courrier se décompose généralement en 7 étapes, chacune étant chronophage et pouvant présenter un risque d’erreur :

• Création du document qui sera ensuite envoyé
• Impression en un ou plusieurs exemplaires
• Tri par lots d’envois
• Mise sous pli manuelle ou machine
• Affranchissement manuel ou machin
• Dépôt au guichet ou contrat de collecte
• Archivage d’une copie ou des preuves…

Avec une solution de traitement hybride du courrier, vous limitez les étapes et multipliez les opportunités de bien atteindre votre destinataire :

• Création du document qui sera ensuite envoyé
• Choix du moyen de diffusion, dématérialisé ou papier, et du niveau de confiance attendu (simple, recommandé…)
• Possibilité de disposer de preuves tangibles
• Archivage

Avec YBQS, vous pouvez envoyer votre courrier en toute sérénité

• Envoi papier : simple, Écopli, lettre Verte ou prioritaire
• Envoi recommandé papier ou électronique
• Envoi dématérialisé
• Stockage en coffre-fort numérique
• Stockage des preuves d’envoi
• Gestion en masse ou à l’unité
• Reconnaissance automatique des destinataires et du type d’envoi
• Regroupement des courriers par destinataires…

Les solutions de gestion de courrier YBQS sont évolutives et s’adaptent facilement aux besoins de votre organisation.

YBQS mobilise son expertise pour accompagner votre société dans la mise en place de ses projets de GED : analyse des besoins, mise en place des solutions logicielles, numérisation des documents, paramétrage et automatisation des process (workflows) qui vous conviennent. Avec des investissements très limités.

La GED répond à 4 enjeux majeurs pour les entreprises, c’est ce qui la rend essentielle :

• La gestion électronique des documents est d’abord un impératif réglementaire de plus en plus fréquent pour assurer la traçabilité et l’intégrité des données.
• Par exemple, on peut penser au RGPD sur la sécurisation des données, à la loi Macron relative à l’archivage sécurisé avec valeur probatoire, à PES-V2 qui impose la dématérialisation des pièces comptables dans les administrations ou encore à la loi El Khomri (envoi sécurisé des bulletins de paie).
• La GED permet également de faciliter et sécuriser l’accès aux données. C’est d’autant plus important qu’un « employé de bureau consacré environ 30% de son temps de travail à recherche de l’information » (source : IDC, 2016). Les solutions de gestion électronique des documents que nous proposons permettent d’offrir une expérience personnalisée et adaptable aux différents processus métiers (comptabilité, ressources humaines, facturation, ventes…) ou sectoriels (banque, assurance, services, recrutement, industrie, BTP, secteur public…).
• La GED permet d’effectuer des gains de productivité : réduction des coûts de stockage, gain de temps dans la recherche et l’accès à l’information pertinente ou dans la signature de documents, réduction des frais postaux, réduction des risques d’erreur et renforcement de la qualité du travail.
• Ses solutions documentaires permettent enfin de réduire l’empreinte environnementale des entreprises : réduction drastique du recours au papier, aux transports…

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec YBQS

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec YBQS

YBQS vous aide à structurer votre politique de gestion électronique des documents, en vous apportant des solutions et du conseil à chaque étape :

1. Numérisation des documents papiers. Elle permet d’automatiser l’indexation et le classement des documents et d’effectuer des recherches par mots-clés. Les données sont historisées.
2. Centralisation et unicité des informations pour faciliter la gestion Le stockage et l’accès aux données sont sécurisés.
3. Collaboration plus facile grâce à des worflows sur-mesure qui vont fluidifier le travail et casser les éventuels « silos ». La fusion, le partage et le transfert des fichiers est facilité, même pour des fichiers lourds, même sur mobile.
4. Validation de la pertinence et la pérennité des données, pour faciliter leur traçabilité.
5. Archivage des informations dans le temps et optimisation du volume de données. Nos 3 datacenters sont basés en France et répondent aux meilleures normes de sécurité, chiffrement ou connexion SSL.

Gestion électronique des documents, les solutions YBQS

YBQS propose des solutions de GED clés-en-main pour faciliter la gestion électronique des documents en entreprise. Nos solutions sont conçues pour s’adapter à vos besoins, sans changer vos bonnes habitudes.

4 offres GED sur-mesure pour votre entreprise

Notre offre YBQS GED s’adapte à la taille de votre structure, grâce à un système d’abonnements. Elle s’articule autour de 4 packages :

Ce qu’il faut savoir sur les traceurs et imprimantes grands formats

Imprimantes professionnelles et spécialisées, les imprimantes grands formats et les traceurs (ou tables traçantes) sont conçus pour des usages très spécifiques : l’impression de documents en grands formats, jusqu’au A0, qui sortent des formats standard A4 et A3 bien connus, et l’impression de documents grands formats exigeants une très belle qualité de reproduction, comme dans les métiers graphiques ou la photographie.

Les imprimantes grands formats et les traceurs se distinguent essentiellement par leurs procédés techniques d’impression. Jet d’encre ou stylets, chacun a ses avantages et dépend essentiellement de l’usage que votre organisation en a.
Les experts YBQS pourront vous conseiller sur la technologie la plus adaptée à vos besoins.

D’autant que certaines gammes de produits sont plutôt spécialisées dans le traitement des plans (en CAO par exemple) et d’autres dans l’impression de photographies grand format.
Certaines imprimantes grands formats permettent également une numérisation de supports aux formats hors-norme.

Des imprimantes et traceurs pour chaque métier

Les imprimantes grands formats, tables à plat et les traceurs proposés par YBQS sont compatibles avec les applications métiers, pour une productivité sans couture : logiciels de gestion des flux CAO et SIG, logiciels de reprographie, de communication visuelle…
L’idée est de vous fournir le meilleur duo machine + logiciel pour répondre à vos besoins spécifiques.

Conception assistée par ordinateur (CAO)
Pour les plans techniques dans l’architecture, le BTP ou l’industrie, nous proposons un ensemble de solutions permettant un rendu graphique d’une finesse et d’une précision extrêmes.

Système d’information géographique (SIG)
Lorsqu’il s’agit d’imprimer des cartes ou de la cartographie détaillée, la précision fait toute la différence. L’ajout de couleurs apportant un niveau de lisibilité supplémentaire.

Impression photo grand format
Pour la reproduction fidèle de photographies ou illustrations grand format, avec une qualité extraordinaire.

Imprimante de signalétique
Pour des affiches, des posters, de la PLV ou de la signalétique, des imprimantes grands formats qui permettent d’imprimer sur des papiers épais

Imprimantes pour épreuves et bons à tirer
Certaines imprimantes peuvent même être certifiées sur le rendu des couleurs pour délivrer des épreuves d’impression.

Imprimantes MFP : enjeux pour les entreprises

Les imprimantes multifonctions, comme leur nom l’indique, sont pensées pour apporter plusieurs services, de plus en plus connectés et intelligents. Ainsi, les MFP sont conçues pour répondre aux enjeux suivants :

Les fonctionnalités clés des imprimantes multifonctions

Les MFP disposent de qualités d’impressions performantes :

• Vitesse, pour imprimer jusqu’à plusieurs dizaines de pages à la minute
• Capacité à traiter de grands volumes d’impression (jusqu’à plusieurs milliers de feuilles)
• Gestion de la résolution et de la qualité, en noir et blanc et/ou couleurs
• Formats, A4 et/ou A3 selon les modèles
• Disques durs pour stocker les données…

La gamme d’imprimantes multifonctions YBQS

Partenaire des plus grands fabricants d’imprimantes MFP comme Canon, Sharp, Konica Minolta… YBQS vous accompagne pour :

• Identifier et choisir le bon système d’impression multifonctions adapté à chacun de vos services
• Gérer l’ensemble de votre parc machine
• Trouver les bons outils favorisant la gestion des impressions
• Optimiser vos coûts.

Ce qu’il faut savoir sur les imprimantes de bureau : les enjeux

Dans un contexte de réduction de l’usage du papier (le fameux 0 papier), de télétravail, de mobilité, le rôle traditionnel des copieurs et imprimantes change profondément.

Est-ce que cela signifie que les imprimantes de bureau sont amenées à disparaître ? Évidemment non, mais leur usage est de plus en plus polyvalent, et répond à trois grands enjeux :

Renforcer la productivité

Les imprimantes de bureau que nous sélectionnons agissent concrètement pour la productivité de votre organisation : installation, personnalisation de fonctionnalités clés, mise à jour automatique, maintenance…

Cela passe également par l’ergonomie intuitive et personnalisée des interfaces qui facilitent la prise en main.

Garantir la sécurité des données

Les imprimantes et leurs gestionnaires d’impression sont de plus en plus sécurisés afin que l’intégrité des données soit préservée. L’authentification des utilisateurs pour un contrôle renforcé des documents et du matériel est de plus en plus fréquente. Tout comme le cryptage des disques durs ou mémoires des imprimantes.

Réduire l’impact environnemental

La mise en veille des appareils est de plus en plus efficace pour limiter la consommation d’énergie. Les cartouches et toners sont étudiés pour être utilisés à 100%, sans gâchis.

Les imprimantes de bureau modernes communiquent des informations sur leurs consommations et peuvent être programmées pour limiter les excès.

YBQS sélectionne du matériel dont les consommables et les pièces détachées peuvent être facilement recyclés, conformément à sa certification ISO 14 0001 et ses valeurs.

Les fonctionnalités clés des imprimantes de bureau

La gamme d’imprimantes de bureau YBQS

Grâce à la gamme complète d’imprimantes de bureau que nous vous proposons, chaque organisation trouvera le matériel qui lui convient en fonction de son activité. Que ce soit pour travailler à domicile ou pour des salariés partageant un bureau, nos imprimantes sauront répondre à vos attentes aussi bien en termes de qualité d’impression, de rapidité, de formats (A4 et/ou A3), de faible nuisance sonore et de coûts…